Sa vjet duhen ruajtur faturat dhe librat kontabël?

Së paku gjashtë vjet pas përfundimit të periudhës tatimore së cilës i përkasin — afat që përputhet me kohën brenda së cilës ATK-ja mund të bëjë vlerësim tatimor sipas Ligjit Nr. 08/L-257. Në praktikë, dokumentet e vitit 2026 mbahen deri në fund të vitit 2032. Ruajtja elektronike pranohet nëse dosja është e plotë dhe e qasshme.

A mjafton fotografia nga telefoni apo duhet skanim?

Fotografia mjafton nëse lexohen qartë data, numri fiskal, numri i faturës, shuma dhe TVSH-ja. Bëjeni drejt nga sipër, në dritë të mirë, me tërë fletën brenda kornizës. Për kontrata dhe dosje doganore me disa faqe është më mirë skanimi, ndërsa PDF-të nga sistemi i faturimit janë forma ideale.

Deri në cilën datë duhet t'i dërgoj dokumentet e muajit?

Sa më herët, sepse pagat dhe kontributet deklarohen deri më 15, ndërsa TVSH-ja deri më 20 për muajin paraprak. Praktika që funksionon është ngarkimi i dokumenteve gjatë muajit, sapo ju vijnë, dhe mbyllja e muajit në ditët e para të muajit pasues me ekstraktin bankar dhe të dhënat e pagave.

Çfarë ndodh nëse një faturë blerjeje më vjen me disa muaj vonesë?

Dërgojeni menjëherë dhe tregoni cilit muaj i takon. TVSH-ja e saj mund të zbritet edhe më vonë, por jo më vonë se periudha e fundit tatimore e vitit që vijon vitin e faturës — një faturë e vitit 2026 merret më së voni në deklaratën e dhjetorit 2027. Pas këtij afati e drejta e zbritjes humbet përfundimisht.

Cilat dokumente dërgohen vetëm një herë e jo çdo muaj?

Certifikata e regjistrimit të biznesit, certifikata e TVSH-së, kontrata e qirasë, kontratat e punës në fuqi, kontratat e kredive me planet e amortizimit, lista e pasurive fikse me faturat e blerjes dhe librat e vitit paraprak nëse vini nga një kontabilist tjetër. Përsëriten vetëm kur ndryshojnë.

A duhet t'i dërgoj edhe pagesat e bëra në para të gatshme?

Po, dhe duhet të jetë e qartë se si është kryer pagesa. Transaksionet mbi 300 euro mes personave që kryejnë aktivitet ekonomik duhet të kryhen përmes llogarisë bankare ose formave tjera elektronike të pagesës, prandaj një faturë e madhe e paguar në dorë krijon problem edhe kur vetë fatura është e rregullt. Fletëhyrjet, fletëdaljet dhe avancat dërgohen bashkë me dokumentet e tjera të muajit.

Dokumentet për kontabilistin

Për kë është ky udhëzues

Ky udhëzues është për pronarët e bizneseve dhe për këdo që në një biznes merret me letrat. Nuk kërkon njohuri kontabiliteti. Do të mësoni cilat dokumente dërgohen çdo muaj, cilat vetëm një herë, në çfarë forme pranohen, deri kur duhen dorëzuar, si organizohen dosjet, sa vjet duhen ruajtur regjistrat dhe çfarë ndodh kur një dokument vjen me vonesë.

Një sqarim para se të fillojmë: kontabilisti nuk i shpik të dhënat — ai regjistron ato që i vijnë. Nëse një faturë blerjeje nuk arrin te ai, ajo nuk ekziston as në librat kontabël dhe as në deklaratën tatimore, dhe TVSH-ja e saj nuk zbritet.

Dokumentet që dërgohen çdo muaj

Kjo listë nuk ndryshon nga muaji në muaj, prandaj ia vlen ta mbani pranë.

Dokumenti	Çfarë përfshin	Pse duhet
Faturat e shitjes	Të gjitha faturat e lëshuara gjatë muajit, sipas numrit rendor, përfshirë të anuluarat dhe notat e kreditit	Përcaktojnë të ardhurat dhe TVSH-në e ngarkuar
Kuponët fiskalë	Raportet ditore dhe raporti mujor i arkës fiskale, nëse përdorni arkë	Mbledhin shitjet me pakicë që nuk kanë faturë për çdo klient
Faturat e blerjes	Faturat nga furnitorët, përfshirë shpenzimet e vogla: karburant, telefon, rrymë, qira, mirëmbajtje	Ulin bazën e tatueshme dhe japin të drejtën e zbritjes së TVSH-së
Ekstraktet bankare	Ekstrakti i plotë mujor për çdo llogari, përfshirë ato në valutë dhe të kredive	Me to barazohen arkëtimet, pagesat dhe gjendja
Të dhënat për pagat	Punëtorët, pagat bruto, orët ose ditët e punës, mungesat, pushimi mjekësor	Nga to dalin tatimi në pagë dhe kontributet pensionale
Kontratat e reja	Kontrata pune, qiraje, ose me klientë e furnitorë me efekt financiar	Përcaktojnë trajtimin tatimor; qiraja p.sh. ka ndalje në burim
Dokumentet doganore	Dokumenti unik doganor (DUD) për çdo import, me faturën e furnitorit të huaj	Baza e TVSH-së së zbritshme në import dhe e kostos së mallit
Dokumentet e arkës	Fletëhyrjet, fletëdaljet dhe avancat për punëtorë	Paraja e gatshme është pika ku dalin më së shpeshti mospërputhjet

Dokumentet që dërgohen vetëm një herë

Këto nuk përsëriten çdo muaj, por duhen që në fillim të bashkëpunimit — dhe pastaj sa herë ndryshojnë:

Certifikata e regjistrimit të biznesit dhe informata e biznesit nga ARBK
Certifikata e TVSH-së, nëse jeni të regjistruar
Autorizimi për sistemin elektronik të ATK-së
Kontrata e qirasë së lokalit dhe kontratat e punës në fuqi
Kontratat e kredive bankare me planet e amortizimit
Lista e pasurive fikse — vetura, makineri, pajisje — me faturat e blerjes
Gjendja e stoqeve dhe librat e vitit paraprak, nëse vini nga një kontabilist tjetër

Në çfarë forme dërgohen

Rregulli i vetëm është të lexohen qartë data, numri fiskal, numri i faturës, shuma dhe TVSH-ja. Nëse këto lexohen, dokumenti është i përdorshëm.

PDF-të nga sistemi juaj i faturimit janë forma më e mirë — të lexueshme dhe pa humbje cilësie.
Skanimi është zgjidhja e dytë, sidomos për dokumente me disa faqe si kontratat ose dosjet doganore.
Fotografia nga telefoni pranohet plotësisht, nëse bëhet drejt nga sipër, në dritë të mirë dhe me tërë fletën brenda kornizës.

Rruga e dërgimit është një folder i përbashkët — një hapësirë online ku ju i ngarkoni dokumentet dhe kontabilisti i merr prej andej. Kështu e organizojmë punën me klientët tanë, siç e përshkruajmë te faqja si punojmë. Dërgimi i faturave një nga një me mesazhe duket i shpejtë, por një bisedë nuk shërben si arkiv.

Rrjedha e muajit hap pas hapi

Gjatë muajit, ngarkoni sapo t'ju vijë dokumenti. Fatura e karburantit ngarkohet të njëjtën ditë, jo në fund të muajit kur nuk gjendet më.
Në ditët e para të muajit pasues, mbyllni muajin e kaluar. Shkarkoni ekstraktin bankar, raportin mujor të arkës dhe dërgoni ndryshimet te pagat: kush ka filluar punë, kush ka dalë, kush ka pasur mungesa.
Kontrolloni numrat rendorë të faturave të shitjes. Nëse mungon një numër, ose është anuluar dhe duhet dëshmuar, ose nuk është dërguar.
Përgjigjuni pyetjeve të kontabilistit brenda ditës. Zakonisht janë të thjeshta: çfarë ishte kjo pagesë, kujt i takon kjo faturë, a është shpenzim biznesi apo personal.
Merrni pasqyrën e muajit dhe shumat për pagesë. Deri më 15 deklarohen pagat, tatimi në pagë dhe kontributet pensionale; deri më 20 deklarohet dhe paguhet TVSH-ja për muajin paraprak. Kalendarin e plotë e keni te afatet tatimore.

Biznesi që e mbyll muajin brenda javës së parë nuk e ndien presionin e afateve; ai që i mbledh dokumentet ditën e fundit e kthen çdo muaj në nxitim — dhe nxitimi është burimi kryesor i gabimeve.

Si organizohen dosjet

Struktura që funksionon në praktikë është një dosje për çdo muaj, dhe brenda saj nën-dosjet: shitje, blerje, bankë, paga, doganë, të tjera. Ndarje më e imët duket e rregullt në letër, por askush nuk e mban gjatë.

Emërtimi i skedarëve ndihmon më shumë se sa duket: data, emri i palës dhe shuma — për shembull 2026-03-14 Furnitori ABC 240.00. E njëjta logjikë vlen edhe për origjinalet fizike, një dosje për çdo muaj. Origjinalet nuk i dorëzoni te kontabilisti: ligji kërkon që dokumentacioni të ruhet nga vetë subjekti, prandaj kontabilisti punon me kopjet elektronike dhe origjinalet i kërkon vetëm kur ka nevojë reale, si gjatë një kontrolli tatimor.

Sa vjet ruhen faturat dhe librat

Rregulli i përgjithshëm: librat, faturat dhe regjistrimet ruhen së paku gjashtë vjet pas përfundimit të periudhës tatimore së cilës i përkasin. Afati nuk është i rastësishëm — ai përputhet me kohën brenda së cilës ATK-ja mund të bëjë një vlerësim tatimor, që sipas Ligjit Nr. 08/L-257 për administrimin e procedurave tatimore është gjashtë vjet nga data kur deklarata ka qenë e detyrueshme ose nga data kur është dorëzuar, cilado qoftë më e vona. Në praktikë, dokumentet e vitit 2026 mbahen së paku deri në fund të vitit 2032.

Ruajtja elektronike pranohet, me kusht që dosja të jetë e plotë dhe e qasshme — një folder i përbashkët i mirëmbajtur e ndërton arkivin vetë. Disa dokumente ia vlen t'i ruani edhe më gjatë se afati ligjor: kontratat e pasurive të paluajtshme, dokumentet e pasurive fikse që amortizohen për shumë vite dhe dosjet e projekteve me donatorë.

Çfarë ndodh kur dokumentet vijnë me vonesë

Vonesa nuk është e njëjta gjë me humbjen, por ka kosto reale:

TVSH-ja e zbritshme mund të humbet. Një faturë e vonuar mund të zbritet edhe më vonë, por jo më vonë se periudha e fundit tatimore e vitit që vijon vitin e faturës: një faturë e vitit 2026 merret më së voni në deklaratën e dhjetorit 2027. Pas kësaj e drejta humbet përfundimisht — më shumë te pyetjet për TVSH-në.
Deklarata e dorëzuar mund të kërkojë korrigjim. Nëse dokumenti vjen pas dorëzimit, muaji duhet rregulluar në periudhën vijuese — punë e dyfishtë dhe rrezik mospërputhjeje me atë që është raportuar.
Afati i skaduar sjell ndëshkim. Deklarimi i vonuar ndëshkohet me gjobë dhe interes, ndërsa ligji parashikon zbritje të gjobës kur tatimpaguesi e rregullon vetë gabimin para se ATK-ja ta njoftojë për kontroll.
Pagesat në para të gatshme mund të mos njihen. Transaksionet mbi 300 euro mes personave që kryejnë aktivitet ekonomik duhet të kryhen përmes llogarisë bankare ose formave tjera elektronike të pagesës, prandaj mënyra e pagesës duhet të jetë e qartë që në momentin e transaksionit.

Kur një dokument gjendet me vonesë, dërgojeni menjëherë dhe tregoni cilit muaj i takon. Nëse nuk jeni të sigurt a i takon fare biznesit, përsëri dërgojeni: trajtimin e vendos kontabilisti, dhe e keqja e vetme e pariparueshme është dokumenti që nuk dërgohet fare. I tërë shërbimi mujor përshkruhet te faqja e kontabilitetit.

Çfarë dokumentesh i duhen kontabilistit çdo muaj