So arbeiten wir: Ablauf, Fernbetreuung und Branchen

Ja — das funktioniert auch aus dem Ausland

Die erste Frage von Unternehmern, die in Deutschland, Österreich oder der Schweiz leben und im Kosovo eine Firma haben oder gründen, ist immer dieselbe: Wie funktioniert das praktisch, wenn Sie dort sind und wir hier? Die kurze Antwort: genauso wie mit einem Mandanten, dessen Büro fünf Minuten von uns entfernt liegt. Rund 90 % der Arbeit erledigen wir, ohne dass sich jemand bewegen muss — und für die Unterlagen müssen Sie weder anreisen noch etwas per Post schicken.

Für jeden Mandanten richten wir einen gemeinsamen Ordner ein — eine gemeinsame Dokumentenablage, in die Sie Rechnungen und Belege hochladen, wann es Ihnen passt, und aus der wir sie übernehmen. So geht nichts verloren, Sie müssen nicht im Kopf behalten, was Sie uns schon geschickt haben, und jedes Dokument bleibt an einem einzigen Ort archiviert, zugänglich für beide Seiten.

Persönliche Treffen fallen deshalb nicht weg. Wir treffen uns mindestens einmal im Monat — im Büro in Zahaq, bei Ihnen oder per Videoanruf; wie oft, hängt davon ab, wie viel Betreuung Ihr Unternehmen braucht. Ein Bauunternehmen mit mehreren offenen Baustellen braucht dichteren Kontakt als ein Dienstleistungsbüro mit wenigen Transaktionen.

Der Ablauf Schritt für Schritt

1. Das erste Gespräch — wir sprechen über die Tätigkeit, das Belegvolumen, die Zahl der Angestellten, den MwSt.-Status und den aktuellen Stand bei der Steuerverwaltung (ATK). Wenn Sie von einem anderen Buchhalter kommen, sehen wir auch, was unerledigt geblieben ist.
2. Einrichtung des gemeinsamen Ordners — wir legen die Ablage an, gegliedert nach Monaten und Belegart: Verkauf, Einkauf, Bank, Löhne, Verträge. Zugriff erhalten Sie und die Person, die bei Ihnen die Belege ablegt.
3. Übermittlung der Belege — Sie laden Rechnungen und Dokumente im Laufe des Monats hoch, so wie sie anfallen. Je regelmäßiger, desto weniger Druck in den letzten Tagen vor der Frist.
4. Verbuchung — wir erfassen die Rechnungen, gleichen sie mit den Kontoauszügen ab, prüfen Steuernummern und abziehbare Vorsteuer, und fragen nur bei Belegen nach, die unklar sind oder fehlen.
5. Monatsbericht — Sie erhalten eine kurze Übersicht des Monats: Verkäufe, Einkäufe, zu zahlende MwSt. oder Guthaben, Lohnkosten und Ergebnis. Ohne Fachjargon und ohne Tabellen, die niemand liest.
6. Erklärungen und Fristen — die Steuererklärungen bereiten wir vor und reichen sie über das EDI-System der ATK ein; über fällige Beträge informieren wir Sie, bevor die Frist abläuft.
7. Regelmäßige Besprechung — mindestens einmal im Monat sehen wir gemeinsam, wo das Unternehmen steht und was ansteht: Investitionen, Bankkredite, neue Mitarbeiter.

Was Sie uns schicken, und in welcher Form

Die Liste ist für alle Mandanten gleich, und Sie erhalten sie von Anfang an schriftlich, damit es keine Missverständnisse gibt:

• Ausgangsrechnungen und Kassenbons des Zeitraums
• Eingangsrechnungen der Lieferanten, einschließlich der Betriebsausgaben
• Zolldeklarationen (DUD) bei Importen
• Monatliche Kontoauszüge für jedes Konto
• Neue Arbeitsverträge, Gehaltsänderungen und Austritte
• Verträge mit Kunden und Lieferanten, die finanzielle Wirkung haben
• Kassenbelege, falls eine Kasse geführt wird

Die Form ist unkompliziert: Ein Scan oder ein klares Handyfoto genügt, solange Datum, Steuernummer, Betrag und MwSt. lesbar sind; PDFs aus Ihrem Rechnungssystem sind noch besser. Die Originale behalten Sie, denn das Gesetz verlangt, dass die Dokumentation beim Unternehmen selbst aufbewahrt wird — wir fordern sie nur an, wenn es wirklich nötig ist, etwa bei einer Steuerprüfung.

Die Fristen behalten wir im Blick

Die häufigste Klage von Unternehmen, die zu uns wechseln, ist immer dieselbe: Der frühere Buchhalter meldete sich nicht, und Fristen verstrichen. Bei uns führt die Kanzlei den Kalender, nicht der Mandant. Wir melden uns vor der Frist — nicht danach.

• Bis zum 15. — Erklärung der Löhne, der Lohnsteuer und der Pensionsbeiträge (5 % Arbeitnehmer + 5 % Arbeitgeber)
• Bis zum 20. — Erklärung und Zahlung der MwSt. für den Vormonat
• 15. April, 15. Juli, 15. Oktober, 15. Januar — vierteljährliche Gewinnsteuer-Vorauszahlungen
• Bis zum 31. März — Jahressteuererklärung und Jahresabschluss

Die Einzelheiten der monatlichen Betreuung finden Sie unter Buchhaltung.

Wenn Sie in Deutschland, Österreich oder der Schweiz leben

Die Entfernung ändert weder die Qualität der Arbeit noch den Preis. Ihre Firma im Kosovo wird genauso betreut wie die eines Mandanten aus Peja — über den gemeinsamen Ordner, mit monatlichem Bericht und mit Besprechungen per Videoanruf, auch abends, wenn der Zeitunterschied im Alltag das verlangt. Wir beginnen mit einem Gespräch, in dem Sie uns erzählen, wie Ihre Situation heute aussieht.