Für wen dieser Leitfaden ist
Dieser Leitfaden ist für alle, die im Kosovo ein Unternehmen gründen wollen — sei es vor Ort oder aus der Diaspora: eine Investition in der Heimat, ein Familienunternehmen, das formalisiert werden soll, oder eine Firma, die im Namen eines Familienmitglieds gegründet wird. Wir setzen kein Vorwissen voraus und erklären jeden Begriff beim ersten Auftreten. Am Ende wissen Sie, welche Rechtsform Sie wählen, wo die Registrierung erfolgt, wann die Mehrwertsteuerpflicht entsteht und wie der erste Angestellte legal eingestellt wird.
Ein Wort vorab für Gründer aus dem Ausland: Die Gründung selbst können Sie vollständig einem Bevollmächtigten vor Ort anvertrauen — welche Unterlagen und Vollmachten Ihr konkreter Fall braucht, klären wir im kostenlosen Erstgespräch, bevor irgendetwas unterschrieben wird.
Schritt 1 — Die Rechtsform: Einzelunternehmen oder SH.P.K.
Das ist die einzige Entscheidung dieses Prozesses, die später wirklich schwer zu ändern ist — treffen Sie sie also nicht nur nach den Anfangskosten.
Das Einzelunternehmen (B.I.) ist die Form, bei der Unternehmen und Person vor dem Gesetz dasselbe sind: Sie sind Alleininhaber, aber die Haftung ist unbeschränkt — kann das Unternehmen seine Schulden nicht begleichen, können die Gläubiger auf Ihr Privatvermögen zugreifen.
Die SH.P.K. — die kosovarische Entsprechung der GmbH — ist eine von Ihnen getrennte juristische Person, mit Gründungsakt, eigenem Kapital und der Möglichkeit mehrerer Gesellschafter. Die Haftung des Gesellschafters ist beschränkt auf die Einlage, nicht auf sein gesamtes Privatvermögen.
| Frage | Einzelunternehmen | SH.P.K. |
|---|---|---|
| Haftung | Unbeschränkt — einschließlich Privatvermögen | Beschränkt auf das eingelegte Kapital |
| Eigentum | Eine einzelne Person | Ein oder mehrere Gesellschafter |
| Gründung | Registrierungsformular | Gründungsakt und Satzung, mit Stammkapital |
| Geldentnahme | Direkt durch den Inhaber | Über Gehalt oder Gewinnausschüttung, dokumentiert |
| Wann sinnvoll | Handwerk, Einzeldienstleistungen, kleiner Handel | Partnerschaften, große Verträge, operatives Risiko |
Steuerlich ist der Unterschied am Anfang kleiner, als die meisten denken. Einzelunternehmen mit Bruttoeinnahmen bis 50.000 € im Jahr — und Gesellschaften bis 30.000 € — werden vereinfacht auf den Umsatz besteuert: 3 % für Handel, Transport und Landwirtschaft, 9 % für Dienstleistungen, Handwerk und freie Berufe, mit einem Minimum von 37,50 € pro Quartal. Darüber werden vollständige Bücher geführt und der tatsächliche Gewinn besteuert — aber nicht mit demselben Satz: Die Gesellschaft zahlt 10 % des steuerpflichtigen Gewinns, das Einzelunternehmen wird progressiv besteuert, 0 % bis 3.000 €, 8 % für 3.000–5.400 € und 10 % über 5.400 € im Jahr. Bei kleinem Umsatz ändert die Rechtsform also wenig an der Steuerlast; sie ändert die Haftung.
Die Frage, die bei der Entscheidung hilft: Wie groß ist der maximale Schaden, wenn etwas schiefgeht? Je größer dieser Schaden — Kommissionsware, Bauverträge, viele Angestellte —, desto eher lohnt die SH.P.K.
Schritt 2 — Die Registrierung bei der ARBK und die einheitliche Identifikationsnummer
Die Registrierung erfolgt bei der Agentur für die Registrierung von Unternehmen des Kosovo (ARBK), der allein zuständigen Stelle. Der Antrag wird online gestellt oder in den kommunalen One-Stop-Shop-Zentren der ARBK — Schaltern, an denen alles auf einmal erledigt wird.
Im Formular werden der Firmenname, der Inhaber oder die Gesellschafter, die wirtschaftliche Haupttätigkeit und die Betriebsstätten angegeben. Beim Einzelunternehmen wird dem Namen das Kürzel B.I. angefügt. Nehmen Sie sich Zeit für die Haupttätigkeit: Sie beeinflusst die spätere steuerliche Behandlung.
Aus diesem Schritt gehen Sie mit der einheitlichen Identifikationsnummer (NUI) hervor — einer neunstelligen Nummer, die mit 81 beginnt und auf jeder Rechnung, jedem Vertrag und jeder Steuererklärung steht.
Schritt 3 — Die Registrierung bei der Steuerverwaltung geschieht von selbst
Viele glauben, nach der ARBK müsse man sich noch gesondert bei der Steuerverwaltung des Kosovo (ATK) registrieren. Das stimmt nicht: Mit der NUI sind Sie automatisch auch bei der ATK registriert. Was Sie selbst sicherstellen müssen, ist der Zugang zu EDI — dem elektronischen System, über das Löhne, Mehrwertsteuer, Steuervorauszahlungen und die Jahreserklärung eingereicht werden. Für unsere Mandanten reichen wir die Erklärungen ein, wie unter So arbeiten wir beschrieben.
Vorsicht bei einer Sache, die neue Unternehmen überrascht: Die Erklärungspflicht beginnt mit der Registrierung, nicht mit der ersten Rechnung. Auch ein Monat ohne Umsatz wird erklärt — mit null.
Schritt 4 — Das Geschäftskonto
Mit der Registrierungsbescheinigung und der NUI eröffnen Sie das Konto auf den Namen des Unternehmens. Das ist keine Formalität: Das Steuerverfahrensgesetz verlangt, dass Transaktionen über 300 Euro zwischen wirtschaftlich tätigen Personen über das Bankkonto laufen, und große Barzahlungen gefährden die Anerkennung der Ausgabe als abzugsfähig. Vermischen Sie Geschäftsgeld nicht mit privatem — auch nicht als Einzelunternehmen.
Schritt 5 — Die Mehrwertsteuer: wann die Pflicht entsteht
Die MwSt.-Registrierung geschieht nicht mit der Gründung. Die Pflicht entsteht, wenn der Jahresumsatz die Schwelle von 30.000 Euro überschreitet. Unter dieser Schwelle stellen Sie Rechnungen ohne MwSt. — ziehen aber auch keine Vorsteuer ab.
Die freiwillige Registrierung ist auch unterhalb der Schwelle erlaubt und lohnt sich, wenn Ihre Hauptkunden selbst MwSt.-registrierte Unternehmen sind oder wenn Sie Anfangsinvestitionen mit abziehbarer Vorsteuer haben. Sie lohnt sich nicht, wenn Sie an Endverbraucher verkaufen, denn der Preis steigt um 18 %. Nach der Registrierung gelten 18 % regulär und 8 % ermäßigt für eine begrenzte Produktliste; die Erklärung wird bis zum 20. des Monats eingereicht.
Schritt 6 — Die Registrierkasse
Alle, die Waren oder Dienstleistungen an öffentlich zugänglichen Orten anbieten, sind verpflichtet, elektronische Fiskalgeräte (PEF) zu verwenden — eine Registrierkasse, einen Fiskaldrucker oder ein mit der bestehenden Kasse integriertes Fiskalsystem, bezogen von den durch die ATK autorisierten Anbietern.
Die Pflicht hat drei Teile, und alle werden kontrolliert: Das Gerät muss fiskalisiert sein, für jeden Verkauf muss ein Kassenbon ausgestellt werden, und die Daten müssen periodisch an die ATK übermittelt werden.
Seit 2026 gibt es hier einen zweiten Weg. Nach der Verwaltungsanweisung (MF) Nr. 01/2026 muss ein Unternehmen, das neu in diese Pflicht hineinwächst und noch kein Fiskalgerät besitzt, das Gerät nicht mehr kaufen, sondern innerhalb einer bestimmten Frist die Elektronische Fiskalsoftware (SEF) installieren. Wenn Sie jetzt gründen, fragen Sie uns danach — das kann Ihnen den Kauf eines Geräts ersparen, das Sie nicht brauchen.
Schritt 7 — Der erste Angestellte
Hier passieren neuen Unternehmen die häufigsten Fehler, denn die Pflichten beginnen vor dem ersten Arbeitstag.
- Schriftlicher Arbeitsvertrag — mit Position, Arbeitszeit, Dauer und Gehalt. Das Gehalt darf nicht unter dem Mindestlohn liegen, der seit dem 1. Juli 2026 500 Euro brutto im Monat beträgt, rund 3 Euro pro Stunde.
- Anmeldung des Angestellten im EDI — der Arbeitgeber meldet der ATK den Vertragsschluss einen Tag bevor die Person zu arbeiten beginnt, über das Anmeldeformular. Das ist die am häufigsten vergessene Frist.
- Die Lohnberechnung — der Pensionsbeitrag beträgt 5 % vom Arbeitnehmer und 5 % vom Arbeitgeber. Die Bemessungsgrundlage ergibt sich aus dem Brutto abzüglich des Arbeitnehmerbeitrags, darauf die monatlichen Stufen: 0 % bis 250 Euro, 8 % für 250–450 Euro und 10 % über 450 Euro. Bei 500 Euro brutto ergeben sich 456,50 Euro netto.
- Die Erklärung — Lohnliste, Lohnsteuer und Beiträge werden bis zum 15. des Monats für den Vormonat erklärt.
Bevor Sie ein Stellenangebot machen, rechnen Sie aus, was der Angestellte tatsächlich kostet — Brutto plus 5 % Arbeitgeberbeitrag — mit dem Gehaltsrechner.
Die Fristen, die sofort beginnen
| Frist | Was eingereicht wird |
|---|---|
| Bis zum 15. | Lohnliste, Lohnsteuer und Pensionsbeiträge |
| Bis zum 20. | MwSt.-Erklärung und -Zahlung, falls Sie registriert sind |
| 15. April, 15. Juli, 15. Oktober, 15. Januar | Vierteljährliche Gewinnsteuer-Vorauszahlungen |
| 31. März | Jahreserklärung und Jahresabschluss |
Die Fehler, die wir am häufigsten sehen
- Die Rechtsform nur nach den Kosten wählen. Das Einzelunternehmen wirkt leichter — bis zur ersten Schuld, die nicht beglichen wird.
- Der Angestellte beginnt vor der Anmeldung im EDI. Auch nur eine Woche Arbeit ohne Anmeldung gilt als Schwarzarbeit.
- Keine Erklärung in Monaten ohne Umsatz. Die Nullerklärung ist trotzdem eine Erklärung; Schweigen zählt als Nichterklärung.
- Große Barzahlungen. Über 300 Euro zwischen Unternehmen müssen über die Bank laufen.
- Die MwSt.-Schwelle verpassen. Der Umsatz wird laufend verfolgt, nicht am Jahresende; die Überschreitung ohne Registrierung schafft eine rückwirkende Pflicht plus Bußgeld.
- Belege in einer Schachtel sammeln. Eine verlorene Rechnung ist verlorene Vorsteuer und eine nicht anerkannte Ausgabe.
Wenn das Unternehmen registriert und das Konto eröffnet ist, beginnt die eigentliche Arbeit erst: Rechnungen müssen erfasst, Erklärungen eingereicht und Fristen gehalten werden. Das deckt unsere Buchhaltung ab — auch für Unternehmen, die gerade erst gestartet sind.